コクヨの結果を出す整理術「捨てる」をルーティン化して片づける

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文具、事務用品を製造販売するコクヨ株式会社が作った『コクヨの結果を出す整理術』を読みました。

コクヨの職場では、20年以上前からフリーアドレス制(社員が固定された席を持たない制度)が導入されています。

つまり

  • 入社以来、固定席を持ったことがない
  • 1度も引き出しのあるデスクに座ったことがない

という社員がほとんどということです。

フリーアドレスの場合、固定席と比べて様々なものを減らす努力をしなければなりません。

書類の総量を約半分にし、文房具などの備品の整理・共有化を行うなど工夫がなされています。

そんなコクヨは、働きやすい職場環境作りに取り組み、オフィスのデザインや企業のワークスタイルのコンサルティング事業も手がけているのです。

楽しく、楽にできる整理術のノウハウが100人100通り分紹介されているので、これは真似してみたいなと思うものを3つ選びました。

紹介しますね。

「捨てる」をルーティン化する

コクヨでは、不要なものを極力減らすために、「書類整理の日」を決めて、定期的に整理します。

  1. 毎週金曜日に1週間分の書類を整理して、不要な書類を廃棄する。
  2. 月初めに書類整理と保管庫の整理・清掃を行う。

不要なものは週1回捨てることと、必要なものは月1回整理整頓して保管することをルーティン化するわけです。

その際、清掃まで行うというのも完璧ですね。

溜まったらとか、汚れたら、ではなく、定期的に必ずすることにしてしまうと滞らないから、常に良い状態を保てますね。

会社でやっていることを家庭でも真似していけると思います。

私は書類の整理整頓が苦手なので、ハードルを下げるために、「捨てる」のルーティン化をとた入れたいです。

荷物を定期的に移動させる

フリーアドレスの職場では、個人の所有物は、決められた個人ロッカーに入れることになっています。

コクヨで定期的に行われている職場のカイゼン活動で、「個人ロッカーの位置がずっと固定なのは不公平じゃないか」という意見が出たそうです。

確かに1番下の段の人は、毎回かがんで荷物を出し入れしないといけないので大変ですね。

その不公平をカイゼンするために、3ヶ月に1回ロッカー替えをすることになったそうです。

この3ヶ月に1回のロッカー替えのおかげで、個人ロッカーの荷物を整理する人が増えたのです。

引っ越しの予定があると、荷物を整理・処分するきっかけになりますね。

家の押し入れの中など、ず-っと入れっぱなしになっているモノばかりです。

意図的に荷物を移動させてみる機会を作るのもいいと思います。

少なくとも、一度全部出してみるだけでも絶対いい。

本当に必要なモノなのか、確認したり、そこが適切な保管場所なのかも検討してみるのも大事だと思いました。

情報は「1箇所にまとめる」

コクヨのオフィスでは、コピー機の前に、社内の連絡事項が掲示されているそうです。

皆が最もよく立ち寄る場所に情報を集約して掲示しておくのは良い方法ですよね。

カレンダーに自分の予定、子供の学校の予定、家族の予定を記入している家も多いと思います。

私も細かい予定が決まったら、すぐスマホのグーグルカレンダーに入力し、それを家のカレンダーに書き込んで確認するようにしたら、うっかりミスが減ってきました。

大切な情報は「見やすい」状態にしておくのが大切です。

さいごに

コクヨでは、週1回、10分間、社員が全員参加して掃除をする時間は定められているそうです。

良いことですよね。

大掃除なら、みんなでやるということがあっても、なかなか普段の掃除をきちんと分担してやるということはないのでは?

やるところとやらないところがあるのではなく、満遍なく全てのところを整えるって大事だと思います。

どっかり腰をおろして、荷物を溜め込んで仕事をするのでなく、フリーアドレス制で最小限の荷物を使う時だけ出して、終わったら片づける。

家の中もそんなふうにしたら、いつも整っているのではないでしょうか。

少なくともダイニングテーブルの上やリビングは、個人のモノを置きっぱなしにしないルールがあれば、家の中はいつもきれいを保てると思います。

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この記事を書いた人

さわこ

金沢大学 日本史専攻 卒業。お城の中にあるキャンパスで加賀藩について学び、金沢をこよなく愛する。

スタジオSeriオーナーの目標は、「健康」と「ゆるいミニマリスト」

みんなが、心と身体をリフレッシュして、笑顔で元気になったらいいなと思って、いつもスタジオにお花を飾り、お掃除してます。「汚部屋脱出」のために、整理収納アドバイザー1級、生前整理アドバイザー1級、清掃マイスター1級を取得しました。いらないモノをすべて断捨離して、スッキリ暮らしたいです。ずっと頑張りすぎてきたから、これからの第2の人生は、楽しいことだけやっていきます!